企業(yè)會(huì)議選址與會(huì)務(wù)落地策略0909-鄒乃昱

1、,,,目錄CONTENTS,,第一部分 企業(yè)會(huì)議選址的技巧與實(shí)操,第二部分 會(huì)務(wù)落地策略,,,,,01,企業(yè)會(huì)議選址的 技巧與實(shí)操,,,一、 初步篩選確定侯選名單初步篩選之前，我們一定要知道此次會(huì)議的的明確目標(biāo)，明確會(huì)議主題，再根據(jù)具體要求初步篩選名單。,企業(yè)會(huì)議選址的技巧與實(shí)操,如果舉辦的是大型展覽，那么選擇就相當(dāng)簡(jiǎn)單，我們可以選擇會(huì)議酒店或會(huì)展中心。,,企業(yè)會(huì)議選址的技巧與實(shí)操,,,,,遵循的原則——根據(jù)會(huì)議目標(biāo)

2、、會(huì)議策劃方案和會(huì)議預(yù)算選擇最適合舉辦會(huì)議的酒店。,,大型的會(huì)議會(huì)展中心,目前適宜舉辦活動(dòng)的酒店類型：,商務(wù)型酒店,度假型酒店,,,,大型的會(huì)議會(huì)展中心：前些年這樣的場(chǎng)所基本集中在北上廣深，通過近些年的發(fā)展，目前國(guó)內(nèi)大多數(shù)的城市都已經(jīng)擁有的屬于自己的有特色的會(huì)議會(huì)展中心，包括今年唐山也新建了南湖國(guó)際會(huì)議會(huì)展中心，這樣的場(chǎng)所擁有多種類型的會(huì)議場(chǎng)所，面積近萬(wàn)平米的單廳已經(jīng)基本是標(biāo)配，報(bào)告廳，電視電話多媒體廳等等，唯一需要注意的是一般這樣的

3、場(chǎng)所，提供的都是單獨(dú)場(chǎng)地和餐飲服務(wù)，住宿一般是由周邊的各個(gè)星級(jí)的酒店所承載。,商務(wù)型酒店：這類酒店無(wú)論在外部設(shè)計(jì)，還是在內(nèi)部裝修，以及可提供的先進(jìn)通訊工具、適合會(huì)務(wù)的商用場(chǎng)地上(有特定的商務(wù)樓層)，一般都充分體現(xiàn)了現(xiàn)代商務(wù)高效、快捷的內(nèi)涵。酒店既能接待小型會(huì)議也能接待大型會(huì)議，有一個(gè)或多個(gè)多功能廳，24小時(shí)全天候辦公，有較強(qiáng)的服務(wù)能力，此外還有多個(gè)中、西式餐廳、各種商店、健身房、游泳池等設(shè)施。,度假型酒店：這類酒店一般建在郊區(qū)、景區(qū)附近

4、，外部設(shè)計(jì)、園林規(guī)劃、內(nèi)部裝修都充分體現(xiàn)了當(dāng)?shù)靥厣?，集休閑、娛樂于一體。同時(shí)隨著社會(huì)的發(fā)展，度假型酒店也能提供相應(yīng)的會(huì)議設(shè)施、美食和各種代表地方和季節(jié)特色的活動(dòng)，這些無(wú)疑大大方便了會(huì)議單位。,,,,,企業(yè)會(huì)議選址的技巧與實(shí)操,在經(jīng)過初步篩選后，接下來(lái)就是縮小我們的侯選范圍，通過整理總結(jié)，詳細(xì)列表，包括房間再會(huì)期是否有房間、餐標(biāo)、會(huì)議室面積等等匯總，然后把侯選名單提交主辦方作出最終決定。但是在這里提醒一句，如果沒經(jīng)過實(shí)地考察，千萬(wàn)不要相信

5、酒店的宣傳照片，這種照片和現(xiàn)實(shí)往往距離還是蠻大的，最好能親臨實(shí)地進(jìn)行考察甄選。往往在現(xiàn)場(chǎng)會(huì)發(fā)現(xiàn)很多差異，有驚喜也有失望。,二、 背景調(diào)查,,,,,,,,,,,,,,,,企業(yè)會(huì)議選址的技巧與實(shí)操,,三、 實(shí)地考察,在經(jīng)過前面的準(zhǔn)備，基本就可以選擇出明確需要的酒店了，但是在簽訂活動(dòng)前，最好還是去實(shí)地考察一下，這對(duì)于這次會(huì)議的舉辦十分重要，不可忽視，后期不管是會(huì)議接待、會(huì)場(chǎng)布置和舞臺(tái)搭建等等，都要求會(huì)議執(zhí)行人對(duì)酒店的熟悉。,,,企業(yè)會(huì)議選址的

6、技巧與實(shí)操,,通過上述的三步驟，根據(jù)與會(huì)人數(shù)、與會(huì)人員的背景情況，企業(yè)會(huì)議的基本預(yù)算，以及最重要的會(huì)議目的、目標(biāo)和與會(huì)者的偏好等因素。我們就可以列出可供選擇的清單 清單表上需注明會(huì)議要求的所有重要條件。如果清單設(shè)計(jì)的合理，表明了酒店的條件好壞，將大大便于各個(gè)場(chǎng)所的比較和選擇。 在甄選會(huì)議舉辦場(chǎng)地的時(shí)候，也要綜合考慮費(fèi)用的綜合比，例如。淡季的時(shí)候很多客戶會(huì)選擇北戴河，不僅因?yàn)楸贝骱拥臍v史文化積淀，也是因?yàn)樵诰C合費(fèi)用上，北戴河

7、淡季的價(jià)格要遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于北京、天津的同檔次的酒店，即使是包含上客戶的交通費(fèi)用。也還具有一定的價(jià)格優(yōu)勢(shì)。以后大家可以考慮（建議時(shí)間，除了每年的7月1-8月30日以外的時(shí)段）,小結(jié),,,,,02,會(huì)務(wù)落地策略,,會(huì)務(wù)落地策略,根據(jù)會(huì)議的規(guī)模，形式，目的，初步甄選出的酒店大概要經(jīng)過2-3輪的議價(jià)的過程。在這個(gè)過程中，會(huì)有一個(gè)逐級(jí)上報(bào)審批的過程，其中也有很多其他的酒店內(nèi)部因素對(duì)于價(jià)格有制約。這也是目前很多客戶選擇第三方作為會(huì)議服務(wù)的主因之一。對(duì)于酒

8、店方，不會(huì)單單考量一場(chǎng)活動(dòng)收入，一個(gè)有送客實(shí)力的會(huì)議公司及旅行社對(duì)于他們更具吸引力。相應(yīng)的讓利幅度也會(huì)更大。 尤其涉及到一些隱性收費(fèi)的項(xiàng)目的時(shí)候，透過第三方的溝通協(xié)調(diào)，可以為企業(yè)節(jié)省很大的一部分開銷，從總體的會(huì)議接待成本上來(lái)說(shuō)，由于使用的第三方，企業(yè)的支出成本是明顯降低的。,,,,,,,,,一、酒店議價(jià)技巧,,會(huì)務(wù)落地策略,會(huì)議的籌備接待方案是否合理與可行，直接關(guān)系到會(huì)議能否取得預(yù)期效果。大中型會(huì)議必須在會(huì)前制定周密的會(huì)議

9、預(yù)案。會(huì)議預(yù)案除了標(biāo)明會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)期、與會(huì)人員、會(huì)議日程外，還應(yīng)有會(huì)議籌備人員和職責(zé)分工，會(huì)議經(jīng)費(fèi)來(lái)源及成本等。每項(xiàng)任務(wù)必須有具體要求和具體負(fù)責(zé)人。 會(huì)議接待貫穿這個(gè)會(huì)議服務(wù)流程，每一個(gè)環(huán)節(jié)都時(shí)刻影響著會(huì)議的服務(wù)質(zhì)量，而詳細(xì)規(guī)劃會(huì)議接待流程細(xì)節(jié)，是保證會(huì)議服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵，以下鳳騰會(huì)議與大家分享會(huì)議接待流程的各個(gè)細(xì)節(jié)。,二、會(huì)務(wù)安排接待技巧,,,,,,,6、確認(rèn)會(huì)議主辦者預(yù)付會(huì)議訂金事宜。7、在會(huì)議舉辦前制定會(huì)

10、議工作人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)條例及會(huì)議接待手冊(cè)。8、準(zhǔn)備會(huì)議資料。（含代邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會(huì)議配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)。）,二、會(huì)務(wù)安排接待技巧,會(huì)務(wù)落地策略,,二、會(huì)務(wù)安排接待技巧,,會(huì)務(wù)落地策略,,會(huì)務(wù)落地策略,,會(huì)務(wù)落地策略,制定計(jì)劃，確定必須要做的事項(xiàng)以滿足會(huì)議的需要并達(dá)到會(huì)議確定的目標(biāo)。,1,制定會(huì)議議程,2,了解可供使用場(chǎng)所和設(shè)施情況,3,選擇或提議合適的場(chǎng)所,4,檢查并比較各項(xiàng)設(shè)施,

11、5,安排交通事宜,6,協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作人員的活動(dòng),7,7,制定或按既定預(yù)算安排工作,8,確定各項(xiàng)工作的時(shí)間安排,7,9,視察選定的場(chǎng)所和設(shè)施,7,10,與各有關(guān)方面進(jìn)行接洽,7,11,確定印刷公司,7,12,安排餐飲有關(guān)事宜,7,13,與各個(gè)供應(yīng)商討價(jià)還價(jià),7,14,同會(huì)議發(fā)言人及貴賓進(jìn)行聯(lián)系,精彩案例展示略,,1,北京飼料工業(yè)協(xié)會(huì)年會(huì),2,九州大地年會(huì),精彩案例展示略,,3,北京偉嘉年會(huì),4,北京偉嘉岳陽(yáng)峰會(huì),精彩案例展示略,,5,九州大

12、地杭州,6,北京偉嘉蘇州、鎮(zhèn)江,精彩案例展示略,,7,康姿百德海南,8,康姿百德云南,精彩案例展示略,,9,海納杯藝術(shù)節(jié)北戴河首屆,10,海納杯藝術(shù)節(jié)北戴河二屆,,,,,Add up everything what you like and everything what you want