辦公室達(dá)人,傳你21條完美絕技 干貨_第1頁
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文檔簡介

1、<p>  辦公室達(dá)人,傳你21條完美絕技 | 干貨</p><p>  2016-05-11 09:40</p><p>  來源:幻方秋葉PPT </p><p><b>  作者:曹將</b></p><p><b>  我的桌面</b></p><p&

2、gt;<b>  別人的桌面</b></p><p><b>  這告訴我們,</b></p><p>  「沒有比較就沒有傷害」</p><p>  哦不,應(yīng)該是「整理創(chuàng)造美好生活」</p><p>  《圖解整理術(shù)》是一本很棒的書,里面有很多有用的技巧,可怕的是自己遵循了一段時(shí)間,就打回原形。&

3、lt;/p><p>  來來來,一起回顧一下!</p><p><b>  01 建檔術(shù)</b></p><p>  文件放置井井有條,減少因?qū)ふ椅募速M(fèi)的寶貴時(shí)間。整理電子文檔、公文包和名片,大力提高工作效率。</p><p> ?、?要?jiǎng)h的文件暫時(shí)先留著。</p><p>  問題:很多時(shí)候,剛

4、刪掉一個(gè)文件便后悔,或者幾天后才發(fā)現(xiàn)它還有用。</p><p>  解決:在桌面準(zhǔn)備一個(gè)“臨時(shí)文件夾”,暫時(shí)沒用的都扔進(jìn)去,一段時(shí)間(比如一月)后集中處理。</p><p>  ② 辦公桌配置原則。</p><p>  問題:永遠(yuǎn)不能第一時(shí)間找到要找的東西。</p><p>  解決:①每個(gè)抽屜放什么東西是固定的;②用過的物品放回原處;③離開

5、公司前,將桌面整理干凈。</p><p> ?、?永遠(yuǎn)要有PlanB。</p><p>  問題:還是找不到要找的東西的情況。</p><p>  解決:列出已有物品的清單,存于某個(gè)地方(比如印象筆記)。</p><p>  ④ 將經(jīng)常使用的文件夾放到桌面。</p><p><b>  問題:找文件耗時(shí)。&l

6、t;/b></p><p>  解決:在桌面創(chuàng)建快捷方式。</p><p>  ⑤ 電子郵件也要建檔。</p><p>  問題:電子郵件胡亂放置。</p><p>  解決:在電子郵件中建立特定文件夾,同一類型的文件歸檔。</p><p> ?、?備份是工作的常識。</p><p>  

7、問題:突如其來的情況導(dǎo)致電腦故障,資料全失。</p><p>  解決:每周或每月及時(shí)備份,備份途徑為云備份或移動硬盤備份。</p><p> ?、?在名片上寫清詳細(xì)信息。</p><p>  問題:拿著一張名片(點(diǎn)開一個(gè)微信好友),難以回憶起他是誰。</p><p>  解決:在名片背后(微信的備注頁)寫清楚對方的詳細(xì)信息,比如,認(rèn)識日期,

8、場所,對方特征,介紹人,一同出席者,畢業(yè)大學(xué),特殊技能。</p><p> ?、?手機(jī)錄入姓名時(shí)錄入公司/職位。</p><p>  問題:某人電話來了,他到底是誰?</p><p>  解決:以【公司名稱/職位+姓名】的方式錄入姓名。</p><p><b>  02 手冊術(shù)</b></p><p&

9、gt;  使用手賬,幫助順利開展工作、積累工作靈感、提高工作質(zhì)量。</p><p> ?、?活用手冊的兩個(gè)重點(diǎn):及時(shí)寫,多次看。</p><p>  問題:沒有及時(shí)寫,結(jié)果筆記本干凈如新;寫了沒看,結(jié)果淪為形式。</p><p>  解決:一有約定就立刻寫上,每天多次查看任務(wù)完成情況。</p><p>  ② 客戶等的名稱要加上職稱、敬畏。&

10、lt;/p><p>  問題:將筆記本交給對方確認(rèn),對方看到自己的名稱是“××”,氣氛尷尬。</p><p>  解決:在名稱后注明“××總”。寫郵件也一樣。</p><p>  ③ 手冊上方注明日期和主題。</p><p>  問題:記得以前寫過一個(gè)idea,但是找不到。</p><p

11、>  解決:給每個(gè)記錄注明時(shí)間和主題,查找時(shí)多了兩個(gè)關(guān)鍵變量。</p><p> ?、?所有的信息注明來源。</p><p>  問題:“小曹,你從哪得到的消息?” “額...我忘了...”</p><p>  解決:為每條從外部獲取的信息注明來源。</p><p><b>  ▲ 注明信息來源</b></p

12、><p>  ⑤ 除了懊惱,還要給出方向。</p><p>  問題:“今天沒做好,好傷心?!?lt;/p><p>  解決:“今天沒做好,好傷心,下一次要及時(shí),提前15分鐘到會議室,然后檢查椅子數(shù)量,確認(rèn)投影,并聯(lián)系前臺準(zhǔn)備茶水,然后等待參會人員?!?lt;/p><p> ?、?記下經(jīng)常去的餐館。</p><p>  問題:“小

13、曹,明天來個(gè)重要客人,接待一下。”“啊啊啊,去哪吃?。 ?lt;/p><p>  解決:用印象筆記(或大眾點(diǎn)評)記下還不錯(cuò)的餐館。</p><p> ?、?組織商談的注意事項(xiàng)。</p><p>  問題:“糟糕,忘了確認(rèn)對方的出席人員!”</p><p>  解決:打電話時(shí)一定要確認(rèn)好:</p><p><b>

14、  對方負(fù)責(zé)人的姓名</b></p><p><b>  商談的內(nèi)容</b></p><p><b>  時(shí)間地點(diǎn)</b></p><p><b>  出席的人員名單</b></p><p><b>  商談需要準(zhǔn)備的資料</b></p&

15、gt;<p><b>  對方的聯(lián)系方式</b></p><p>  特別重要的會議一定要之后發(fā)一封郵件再次確認(rèn)。</p><p><b>  03 筆記術(shù)</b></p><p>  通過筆記整理每日沖擊大腦的各類信息,理清思路,明確發(fā)展的方向。 此外,整理筆記也有助于迸發(fā)出更多的靈感與創(chuàng)意。</p&

16、gt;<p> ?、?2個(gè)筆記本就夠了。</p><p>  問題:那場會議記錄記在哪個(gè)筆記本里了?</p><p>  解決:只要兩個(gè)筆記本,一本寫To-do,一本做各種記錄。</p><p> ?、?給用過的筆記本制作索引。</p><p>  問題:咦,這個(gè)筆記本是什么時(shí)候?qū)懙模?lt;/p><p> 

17、 解決:在筆記本的第二頁記下寫筆記的時(shí)間,重要主題。</p><p>  ③ 給筆記本足夠的留白。</p><p>  問題:糟糕,沒地方寫了!</p><p>  解決:一開始就在筆記本上劃出一條直線,右邊的空白不能現(xiàn)在寫;隨時(shí)空出一行。</p><p> ?、?以金字塔原理記筆記。</p><p>  問題:看完一

18、遍筆記,找不到重點(diǎn)。</p><p>  解決:第一句話寫結(jié)論,就像這個(gè)筆記一樣。</p><p>  ▲ 在資料前提煉重點(diǎn)內(nèi)容,方面以后搜索</p><p> ?、?一個(gè)工具:5W2H。</p><p>  問題:總是忘了記錄某些要點(diǎn)。</p><p>  解決:問問自己,是不是寫下了5W2H。</p>

19、<p>  誰(WHO)因?yàn)椋╓HY)什么做了何事(WHAT)?他是如何(HOW)做的?時(shí)間(WHEN)地點(diǎn)(WHERE)?用了多少錢(HOW MUCH)?</p><p>  ▲ 利用5W2H整理重點(diǎn)內(nèi)容</p><p>  ⑥ 將工作的PDCA寫在筆記本上。</p><p>  問題:做了就做了,錯(cuò)了就錯(cuò)了,下次繼續(xù)錯(cuò)。</p><

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