高校基層部門如何開展檔案管理工作

1、高?；鶎硬块T如何開展檔案管理工作成都理工大學檔案館副研究館員：喬建勤,,1,從以下七個方面講解:,一、高校檔案工作的地位和作用二、高校檔案工作的現(xiàn)行法規(guī)三、高校檔案管理的內容四、高校檔案的收集和整理五、學生檔案管理六、如何維護檔案的完整與安全,,2,一、高校檔案工作的地位和作用,1、 高校檔案的定義： 是指高校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同

2、形式、載體的歷史記錄。,,3,一、高校檔案工作的地位和作用,2、高校檔案的作用 （1）具有貯藏高校文化的作用 檔案自古以來就是人類社會的一種信息或貯存的形式，即檔案記錄著、積累著高校各種文化，是一種文化資源； （2）具有教育的作用 真實記錄了高校的教學、科研、黨政管理等方面的情況，是對師生員工進行校史、校情、愛校教育的真實生動的教材 。,,4,一、高校檔案的作用與地位,（3）為教學科研服

3、務的作用。高校要加快全面發(fā)展一刻也離不開管理，而檔案作為一種管理工具對任何工作都具有基礎作用，同時高校檔案對于學校的教學、科研、行政管理具有重要的參考和憑證價值。 （4）資政決策功能。高校檔案館保存了高校誕生和發(fā)展過程中的各種活動的歷史紀錄，其中凝聚了高校誕生和發(fā)展過程的經驗和智慧，它可以讓后人了解學校從事政務的經驗和教訓，通過這些檔案對于保證高校決策正確，提高工作質量和效率具有重要的借鑒作用。,,5,一、高校檔案的作用與地

4、位,3、高校檔案工作與高校評估的關系（1）檔案資源是高校評估工作的基礎和依據(jù) 高校的檔案對高校教學評估的基礎和依據(jù)可以從教學評估體系中的七個一級指標體現(xiàn)出來：一是辦學指導思想 ；二是師資隊伍的情況；三是教學條件與利用 ；四是教學建設與改革 ；五是教學管理；六是學風建設；七是學風建設,,6,一、高校檔案的作用與地位,（2）評估工作對高校檔案工作的促進作用 教學工作評估對高校檔案完善起到了促進作用；增強了各歸檔

5、部門的檔案意思；通過評估補充了以往欠缺的檔案材料；又產生了大量重要的具有保存價值的檔案；強化了檔案部門的服務意識。,,7,二、高校檔案工作的現(xiàn)行法規(guī),1、《中華人民共和國檔案法》及中華人民共和國檔案法實施辦法》 2、中華人民共和國教育部第　27　號令《高等學校檔案管理辦法》 3、《高等學校檔案實體分類法》及 《高等學校檔案工作規(guī)范》國家教育委員會文件，教辦[1993]429號,,8,二、高校檔案工作的現(xiàn)行法

6、規(guī),4、四川省教育廳、四川省檔案局、川教（2009）204號四川省《高等學校檔案管理辦法》實施細則參引了20個相關標準、規(guī)范：（1）《高等學校檔案管理辦法》（教育部第27號令)（2）《四川省普通高等學校學生檔案管理辦法》 （川教[2007]26號）（3）《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案 整理規(guī)范》（DA/T28-2002）9,,9,二、高校檔案工作的現(xiàn)行法規(guī),（4）《四川省重大建設項目檔案管理辦法》

7、 （川檔發(fā)[2008]45號） （5）《四川省檔案工作規(guī)范化管理辦法》 （川辦函[2005]103號） （6）《高等學校教學文件材料歸檔范圍》 （（87）教辦字016號）（7）《科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定》 （國檔發(fā)[1987]6號）,,10,二、高校檔案工作的現(xiàn)行法規(guī),（8）《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》 （國檔發(fā)[1988]4號） （9）《會計檔案管理辦法》

8、（財會字[1998]32號） （10）《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》 （組通字（1996）14號）（11）《電子公文歸檔管理暫行辦法》 （12）《電子文件歸檔與管理規(guī)范》 （GB／T 18894-2002）,,11,二、高校檔案工作的現(xiàn)行法規(guī),（13）《四川省重大活動檔案管理辦法（試行）》 （川委廳[2007]26號）（14）《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管 期限規(guī)定》

9、 （國家檔案局8號令） （15）《檔案著錄規(guī)則》 （DA／T18-1999） （16）《檔案館建設標準》 （建標103-2008）,,12,二、高校檔案工作的現(xiàn)行法規(guī),（17）《檔案館建筑設計規(guī)范》 （JGJ25-2000） （18）《歸檔文件整理規(guī)則》 （DA/T22--2000）（19）《照片檔案管理規(guī)范》 （GB/T11821--2002）（20）《四川省文書立卷與案卷

10、構成的一般要求》 (DB51/T171--93),,13,三、高校檔案管理的內容,管理的內容十二類：黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、外事類、財會類、人事類。 檔案業(yè)務工作內容有個八環(huán)節(jié) 收集、整理、鑒定、檢索、保管、編研、統(tǒng)計、提供利用,,14,,三,,15,四、高校檔案的收集與整理,1、高校文件材料的收集范圍（一）DQ黨群類：主要包括高校黨委、工

11、會、團委、民主黨派等組織的各種會議文件、會議記錄及紀要；各黨群部門的工作計劃、總結；上級機關與高校有關的黨群管理的文件材料。 （二）XZ行政類：主要包括高校行政工作的各種會議文件、會議紀錄及紀要；上級機關與高等學校有關的人事管理、行政管理的材料。,,16,四、高校檔案的收集與整理,1、高校文件材料的收集范圍 （三）XS學生類：主要包括高校培養(yǎng)的學歷教育學生的入校前檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生

12、登記表等，按四川省教育廳《四川省普通高等學校學生檔案管理辦法》（川教[2007]26號）的相關規(guī)定執(zhí)行。 （四）JX教學類：主要包括反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動的文件材料。按原國家教委、國家檔案局發(fā)布的《高等學校教學文件材料歸檔范圍》((87)教辦字016號)的相關規(guī)定執(zhí)行。,,17,四、高校檔案的收集與整理,1、高校文件材料的收集范圍 （五）KY科研類：按原國家科委、國家檔案局發(fā)布的《科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定》(

13、國檔發(fā)[1987]6號)執(zhí)行。 （六）JJ基本建設類：按國家檔案局、原國家計委發(fā)布的《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》(國檔發(fā)[1988]4號)執(zhí)行。重大建設項目按《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）和《四川省重大建設項目檔案管理辦法》（川檔發(fā)[2008]45號）執(zhí)行。,,18,四、高校檔案的收集與整理,1、高校文件材料的收集范圍 （七）SB儀器設備類：主要包括各種國產和國外引進的精密、貴

14、重、稀缺儀器設備(價值在10萬元以上)的全套隨機技術文件以及在接收、使用、維修和改進工作中產生的文件材料。 （八）CP產品生產類：主要包括高校在產學研過程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。 （九）CB出版物類：主要包括高校自行編輯出版的學報、其他學術刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發(fā)行記錄等。,,19,四、高校檔案的收集與整理,1、高校文件材料的收集范圍 （十）WS外事類：主要包括高校派遣有關人員出

15、席國際會議、出國考察、講學、合作研究、學習進修的材料；高校聘請的境外專家、教師在教學、科研等活動中形成的材料；高校開展校際交流、中外合作辦學、境外辦學及管理外國或者港澳臺地區(qū)專家、教師、國際學生、港澳臺學生等的材料；高校授予境外人士名譽職務、學位、稱號等的材料。 （十一）CK財會類：按財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》(財會字[1998]32號)執(zhí)行。 （十二）RS人事類：納入高校管理的教職工人事檔案按照中共中央組織

16、部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（組通字（1996）14號）執(zhí)行。,,20,四、高校檔案的收集與整理,2、收集工作中必須注意的問題： （1）收集文件材料的原則：必須對學校、社會有史料和研究價值，具有參考或憑證作用，反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的檔案。 （2）收集的重點是：本校形成的不同載體、不同形式的文件材料及上級針對本校的指令性、指導性文件及需本校承辦的文件材料。,,21,四、高校檔案的收集與整理,2、收集工

17、作中必須注意的問題： （3）收集具體要求有： (3.1)歸檔的文件材料種類、份數(shù)、頁數(shù)都應齊全完整； (3.2)在歸檔的文件材料中，應當將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原文件、多種文字形成的同一文件，分別歸類在一起，不得分開；紙介文檔和電子文檔應合一立卷。,,22,四、高校檔案的收集與整理,2、收集工作中必須注意的問題： （3）收集具體要求有： (3.3)卷內質量 （3.4）以學校名義

18、舉辦的重大活動或召開的全校性、綜合性會議形成的文件材料 （3.5）上級來文需要有關部門辦理的 （3.6）歸檔材料涉及多個部門的,,23,四、高校檔案的收集與整理,2、收集工作中必須注意的問題： （3）收集具體要求有： （3.7）黨委和學校召開的代表大會、全委會、常委會、辦公會所形成的材料 （3.8）各臨時機構、撤銷機構形成的材料 （3.9）因機構調整而導致部門職責分工變化,,24,不歸檔的文件材料,1.上級機關普發(fā)

19、的供參閱、不辦的文件；　2. 上級機關發(fā)來供工作參考的抄件；　3. 上級機關征求意見未定稿的文件；　4. 無查考價值的事務性、臨時性文件；　5. 重份文件；　6. 未經會議討論、未經學校領導審閱、簽發(fā)的未生效的文件 7. 從正式文件上摘錄的供工作參考的非證明材料； 8. 無特殊保存價值的信封，一般性表態(tài)，詢問一般性問題，提出一般性建設性意見的群眾來信；,,25,不歸檔的文件材料,

20、9. 學校內部互相抄送的文件材料，不應履行公文的行文、介紹等； 10. 為參考目的從各方面收集的文件材料； 11. 本校負責人兼任外機關職務形成的與本校無關的文件材料； 12. 非隸屬機關抄送的不需要辦理的文件材料； 13. 未生效的合同、協(xié)議、單據(jù)。,,26,四、高校檔案的收集與整理,3、整理檔案的方法 以自然件為單位，逐件整理歸檔。 檔案整理的規(guī)范《歸檔文件整理規(guī)則》 檔案

21、行業(yè)標準 （2000-12-06批準 2001-01-01實施DA/T22-2000） 整理檔案的必備工具 去訂機、號碼機、裝訂機、棉線、針、化學漿糊、白紙、卷皮（盒）、計算機（歸檔文件軟件）。（如圖）,,27,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,8,,,四、高校檔案的收集與整理,3、整理檔案的方法 3.1常用的分類方法：年度分類和問題分類 3.1.1年度分類：

22、 這是一種保持文件材料在形成時間上緊密聯(lián)系的分類方法,,29,四、高校檔案的收集與整理,3、整理檔案的方法 3.1.2問題分類 這是一種保持文件材料在內容方面密切聯(lián)系的分類方法。類目體系力求簡明，合乎邏輯。首先。一般情況下類目設置的層次不宜過多，通常都要設置“綜合類”，以解決一些難以明確歸類的文件材料的歸類問題。其次，各級分類標準要統(tǒng)一，同級類別的劃分只能按照一個標準進行，類與類之間必須是并列關系，

23、不得互相包容和交叉。,,30,四、高校檔案的收集與整理,3、整理檔案的方法 3.1.2問題分類法 歸類時，應按照文件的主要內容來歸類，對于一些不易歸類的文件材料，應制定一個統(tǒng)一的規(guī)定來妥善解決其歸類問題，以防因人而異，各行其是，不便利用。,,31,四、高校檔案的收集與整理,3、整理檔案的方法 3.2. 卷內文件的排列順序 (1) 卷內文件材料按文號順序、重要程度或時間順序排列；

24、 (2) 同一件文件材料，按正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；結論、決定、判決性材料在前，依據(jù)性材料在后排列； (3) 同一年度、同一問題的請示與批復排列在一起，批復在前，請示在后，批復與其請示不在同一年度的，可分別歸檔，但須在備注欄注明參見號；,,32,四、高校檔案的收集與整理,3、整理檔案的方法 3.3卷內文件的編號 卷內文件排定后，就要統(tǒng)一編號來固定其物理位置

25、 編號分為：（1）編件號 （2）編頁（張）號卷。內文件應逐件加蓋檔號章; 并填寫檔號章的各個項目，編制件號;檔號章的位置在每件文件首頁的右上角、卷內文件的件數(shù)、一般以每份文件單獨計算為一件;請示與批復，來文與復文一般應分別計算件數(shù);正本、定稿、歷次修改稿應分別計算件數(shù);正件與附件，按一件計算。 （如圖）,,33,,,,34,四、高校檔案的收集與整理,,3.4、檔號的編制 檔號:是存取檔案的代號,排架的依據(jù)。它必須反映檔案的分類體

26、系和物理位置。 檔號編制的原則:必須符合唯一性、合理性、穩(wěn)定性的要求，即同一檔案部門內的檔案不得重號；方便插卷，使其有充分的擴展余地；不能隨意變動；能使用計算機管理的需要，發(fā)揮排架、檢索的雙向功能。,,35,四、高校檔案的收集與整理,3.4、檔號的編制 檔號的標識：采用漢語拼音和阿拉伯數(shù)字相結合的混合號碼制。全宗號、年度號、分類號、案卷號件號之間，用連接符號“一”連接。例如：1990年內容是學籍管理的第23

27、號卷的檔案，可標為：1990一JX14一23。,,36,四、高校檔案的收集與整理,3.4、檔號的編制 黨群類檔案檔號 = 年度號 十 黨群檔案分類號 十 案卷號、檔號的標識。采用漢語拼音和阿拉伯數(shù)字相結合的混合號碼制。 全宗號、年度號、分類號、案卷號、件號之間，用連接符號“一”連結。例如:1990年內容是黨群管理DQ綜合11第1-n號卷的檔案，可標為:1990一DQ11一1-n。年度號+分類+案卷號,,37,其

28、模式如下:,,,38,,,39,四、高校檔案的收集與整理,3.5檢查案卷質量 整齊、完整、不漏、不散、不重復、不混等3.6裝訂文件規(guī)格、除去金屬物等、三點一線等3.7填寫卷內文件目錄 卷內文件目錄的項目依次有順序號、文號、責任者、題名、日期、頁數(shù)、備注,,40,2024/3/10,41,裝訂用三孔一線,,2024/3/10,42,不裝訂的可以用縫紉機,,照片檔案的歸檔范圍,1、反映本單位主要職能活動和工作成

29、果的照片檔案。2 、領導人和著名人物參加與本單位有關的重大公務活動的照片檔案。3、 記錄本校召開的國際、國內學術會議等各類重要會議、慶典等重要活動、重大事件的照片資料4 、歷屆畢業(yè)生集體合影，民主黨派、無黨派人士、海內外校友活動，博士、碩士論文答辯，學生重要社團活動，歷屆運動會、軍訓等的照片資料。5、記錄本單位、本部門重大事件、重大事故、重大自然災害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片。6、其他具有保存價值

30、的照片檔案。,,43,照片檔案的歸檔要求,文字說明的成分包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。 a. 事由：照片影像所反映事件，事物的情由；　　b. 時間：事件發(fā)生或事物變化、產生的時間和拍攝時間；　　c. 地點：被攝物所在的具體地點；　　d. 人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；　　e. 背景：對揭示照片影像主題具有一定作用的背景；　　f. 

31、攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人。,,44,照片檔案文字說明的編寫要求,綜合運用上述文字說明六個要素，概括地揭示照片影像反映全部信息。 b. 文字簡潔、語言通順。一般不超過200字；　　c. 用阿拉伯數(shù)字表示時間。年、月、日用“.”表示　　例；1953年3月22日寫作1953.3.22.或1953322,,45,四、高校檔案的收集與整理,3.8將文件條目錄入計算機 歸檔文件目錄統(tǒng)一用計算機

32、檔案管理軟件編制，按盒打印一式兩份，每盒內裝一份，另一份按期限、年度裝訂，附上目錄封面。 3.9填寫案卷標題和封面 案卷標題：要求結構完整、確切、書寫工整清晰，案卷標題不超過50個漢字。一般包括卷內文件主要責任者、內容、名稱。,,46,四、高校檔案的收集與整理,3.10移交檔案3.11高校檔案材料歸檔時間 （1）各部門應當在次學年六月底前歸檔； （2）各院系應當在次學年寒假前歸檔； （3）科研類檔案應當

33、在項目完成后兩個月內歸檔，基建類檔案應當在項目完成后三個月內歸檔； （4）學生類檔案應當在檔案材料形成后兩個月內歸檔； （5）重大活動檔案應當在活動結束后兩個月內歸檔。,,47,五、學生檔案管理,1、學生檔案的作用（1）是記載人生經歷的重要依據(jù)（2）是用人單位選拔、任用、考核的主要依據(jù) (3) 關系到學生畢業(yè)后的保險、養(yǎng)老、出國等一系列問題,,48,五、學生檔案管理,2、大學生檔案的基本內容（1）高中材料（2）高考

34、材料（3）大學學習期間的材料,,49,五、學生檔案管理,3、新生檔案 （1）新生檔案的接收（2）新生檔案的整理（3）新生檔案的入庫（4）大學期間檔案材料的歸檔,,50,五、學生檔案管理,4、畢業(yè)生檔案的轉遞（1）各學院在整理畢業(yè)生歸檔材料時，應按畢業(yè)生個人歸檔材料整理成冊并歸檔（2）負責學生檔案材料整理、歸檔人員必須嚴格執(zhí)行國家有關檔案管理的規(guī)定（3）畢業(yè)生材料歸檔一律以學院為單位，以班為單位并附歸檔清單（4）畢

35、業(yè)生檔案寄發(fā)地址是按照畢業(yè)生報到證派往的單位寄發(fā)，按規(guī)定必須通過機要局寄發(fā),,51,六、 如何維護檔案的完整與安全,檔案的完整包括： 從數(shù)量上，要保證檔案的齊全，保證應該集中和實際保存的檔案不致殘缺短少。 從質量上，也就是從系統(tǒng)性方面要維護檔案的有機聯(lián)系，不能人為地割裂分散。 對檔案人員來說： 就是要維護檔案的完整與安全, 做到檔案不壞、不丟、不散、不亂。,,52,六、 如何維護檔案的完

36、整與安全,對庫房的要求 ： 檔案庫房技術管理應貫徹“以防為主，防治結合”的原則，切實做好溫濕度控制和調節(jié)，防治有害生物、防塵、防火、防盜、照明管理和檔案保管狀況檢查等方面的工作。溫濕度控制：相對濕度應控制在45～60% 新建庫房竣工后，應經6～12個月干燥方可將檔案入庫。案庫區(qū)必須配備適合檔案用的消防器材，并按設備要求定期檢查、更換。,,53,七、各部門兼職檔案員職責,1 、熟悉學校有關檔案工作規(guī)章制度，

37、積極參加檔案業(yè)務培訓，提高檔案業(yè)務能力。2、負責本部門文件材料的收集、積累、管理和立卷歸檔工作，保證應歸文件材料收集齊全、準確、系統(tǒng)。3、堅持平時預立卷制度，根據(jù)本名、部門的工作情況，制定預立卷類目，合理分類存放，便于利用和組卷。4、歸檔案卷符合質量要求，做到組卷合理、編寫頁碼準確，文字書寫工整，卷內目錄填寫清楚，案卷標題簡明扼要，有關項目填寫齊全。5、接受檔案館監(jiān)督、檢查和業(yè)務指導，保質、按時完成歸檔任務。,,54,謝謝大家!