excel2007基礎教程(培訓部)

1、Excel 2007基礎教程,,培訓部 馬明,2,1 Excel 2007概述2 Excel 2007的基本操作3 單元格的編輯 4 單元格的格式 5 數據處理6 創(chuàng)建數據圖表7 頁面設置與打印輸出,本章主要內容,3,1 Excel 2007概述,Excel 2007簡介1.1 Excel 2007的啟動與退出1.2 Excel 2007窗口的基本組成1.3 工作薄的基本操作,4,Excel 2007簡

2、介,Excel的中文意思就是超越。 從1983年起，先后推出了Excel.0、Excel 5.0、Excel 6.0、Excel 7.0、Excel 97，Excel 2000，Excel 2002，Excel 2003，直到現在的Excel 2007。 Excel具有十分友好的人機界面和強大的計算功能及出色的圖表功能，使其最出色的電子表格軟件。 Excel已成為廣大用戶管理公司和個人財務、統(tǒng)計數據、繪制各種專業(yè)

3、化表格的得力助手。,5,1.1 Excel 2007的啟動與退出,啟動“開始”—“程序”—“Microsoft Office”—Microsoft Office Excel 2007在“運行”對話框中輸入“excel”（機房里2003與2007兩個版本同時裝的情況）退出Excel是多文檔的操作界面，關閉某工作薄與退出Excel是有區(qū)別的。,6,1.2 Excel 2007窗口的基本組成,,工作簿,單元格,工作表標簽,活動單元格地

4、址、名稱框,行號,列號,,活動單元格,填充柄,,編輯欄,7,1.3 工作薄的基本操作,新建工作表的缺省名Book1，Book2，Book3，……保存 xlsx（注意后綴名，2003為xls）打開關閉,8,2 Excel 2007的基本操作,2.1 單元格的選擇與活動單元格行、列的選擇單元格的選擇單元格區(qū)域的選擇活動單元格的移動,9,1. 選擇行和列,單擊行號,選擇整行,單擊列號,選擇整列,單擊行號或列號，然后拖動鼠標

5、到相鄰的行號或列號；或者按Shift鍵。,選擇相鄰的行或列,單擊第一個行號或列標，按住Ctrl，再單擊其他的行號或列號,選擇不相鄰的行或列,10,2. 選定單元格,定位一個單元格 直接鼠標單擊某個單元格選定多個相鄰的單元格用鼠標拖動或者Shift鍵選定多個不相鄰的單元格 先選中一個單元格，然后按住Ctrl鍵的同時，點擊別的需要選中的單元格,11,3. 選定單元格區(qū)域,單擊選取區(qū)域左上角的單元格，按住Shift鍵，將鼠標指針指向

6、要選取區(qū)域的右下角單元格或者用鼠標從左上角單元格滑動到右下角單元格,選定一個單元格區(qū)域,選擇不相鄰的單元格區(qū)域,先選中一個單元格區(qū)域，然后按住Ctrl鍵，再選取其他區(qū)域,12,2 Excel 2007的基本操作,2.2 數據的錄入1. 數據類型2. 不同類型數據的錄入3. 序列填充4. 給單元格添加批注5. 為單元格設置數據有效性,13,1. Excel的數據類型,數據類型：文本、數值、日期和時間，還有公式和函數等,,14,

7、輸入文本數據,文本輸入指鍵盤上可鍵入的任何符號，文本默認為左對齊。當輸入的字長度超出單元格寬度時，右邊單元格無內容時，則擴展到右邊列；否則截斷顯示。確認輸入：回車或“輸入”按鈕。取消輸入：Esc鍵或者“取消”按鈕。,,如何輸入身份證號？,15,輸入數值數據,數值輸入 數字0~9和符號+、-、E、e、$、/、%、小數點(.) 、千分號(,)等數值默認為右對齊。單元格中默認只能顯示11位有效數字，超過長度就用科學計數法來表示如果

8、數字太長無法在單元格中顯示，單元格將以“###”顯示，此時需增加列寬。,16,輸入日期和時間,日期日期使用斜線“/”或連字符“-”輸入。例如：“12/3/20”, “2012-3-20”按Ctrl+“;”（分號）鍵輸入當天日期。時間用冒號“:”輸入，一般以24小時格式表示時間，若以12小時格式表示，需在時間后加上A(AM)或P(PM)。A或P與時間之間要空一格。按Ctrl+Shift+“;”（分號）鍵輸入當前時間。在同一單

9、元格中可以同時輸入時間和日期，不過彼此之間要空一格。,17,特殊字符的輸入,1.上標和下標的錄入22+232.帶圈數字錄入※◎3.其他符號‰,18,設置單元格的格式,“開始”-> “數字”選項組右下角的“設置單元格格式”按鈕，打開設置格式對話框，來調整類型及相關的設置,,19,3. 序列填充,當要輸入重復的或者有規(guī)律的數據和序列時，使用自動填充功能來提高工作效率。有規(guī)律的數據指等差、等比、系統(tǒng)預定義的數據填充系列以及用

10、戶自定義的新序列。自動填充時根據初始值決定以后的填充值。有以下兩種方式實現自動填充用填充柄實現快速填充：將鼠標指針指向要復制數據的單元格右下角的填充柄（鼠標指針變成十字），按住左鍵拖過要填充的單元格即可。還可以用對話框來實現。,20,⑴當選中單元格內容為純字符、純數字或是公式時，填充相當于復制；⑵當選中單元格內容為文字數值混合時，填充時文字不變，數字遞增；⑶如果有連續(xù)的單元格存在等差、等比關系時，在按相應關系填充，但按Ctr

11、l鍵拖曳時則始終是復制。,鼠標拖拽填充柄,21,給單元格添加批注,批注的作用解釋說明打印時不會輸出,22,5. 為單元格設置數據有效性,目的防止輸入無效數據提供選項方便輸入（在單元格下拉列表中選擇）方法案例：如輸入男女，對錯，是否等類型時可以使用此功能1、“數據”選項卡?“數據工具”組?“數據有效性”按鈕2、“設置”選項卡中的“允許”選擇“序列”，并在來源中輸入所需。3、“輸入信息”選項卡中輸入提示信息4、“出錯警告

12、”選項卡中輸入錯誤信息等,測驗,請完成一個電子表格文檔，取名為學號姓名.xlsx按下列要求來完成，并提交。在sheet1中的任意不同單元格中輸入自己學號（按數據有效性來控制長度為8位）、姓名、出生年月日、身份證號、宿舍號（如14齋214），性別（按數據有效性來完成輸入）在sheet2中的B2中輸入7，然后用等差數列方式來填充B3:B14，步長為3。并為B2添加批注，說明這個等差數列。,24,3.1 單元格中數據的修改3.2 單元

13、格、行、列的插入與刪除3.3 單元格、行、列的復制與移動,3 單元格的編輯,25,3.1 單元格中數據的修改,修改方法編輯欄中進行修改活動單元格（雙擊修改、單擊替換）清除方法 選擇對象，再單擊“開始”選項卡 下的“編輯”組中的“清除” 清除類型（1）清除格式和內容（2）清除格式（3）清除內容（4）清除批注,26,3.2 單元格、行、列的插入與刪除,插入方法 先選擇位置，即插入的位置 再單擊“開始”選項卡?“插入”

14、,注意 若插入的是行或列，則原來的行或列順延 若插入單元格，則出現“提示對話框”，由用戶選擇：“活動單元格右移”，“活動單元格下移”，“整行”或是“整列”,27,3.2 單元格、行、列的插入與刪除,刪除方法 選中對象，執(zhí)行“開始” 選項卡?“刪除”命令注意 若刪除單元格，會彈出“刪除”對話框，由用戶選擇：“右側單元格左移”，“下方單元格上移”，“整行”或是“整列”,28,3.3單元格、行、列的復制與移動,方法1：鼠標拖動 復

15、制：將鼠標移到被選擇對象的邊框變成虛十字箭頭，按住左鍵拖動到目的地 移動：拖動虛十字箭頭的同時按Ctrl鍵方法2：右鍵快捷菜單 復制：先復制，后粘貼 移動：先剪切，后粘貼方法3：快捷鍵,29,3.3 單元格、行、列的復制與移動,選擇性粘貼 復制：先復制，后選擇性粘貼,30,4 單元格的格式,4.1 案例提出與分析4.2 單元格格式設置4.3 工作表的設置,31,4.2 單元格格式的設置,1. 行高、列寬2. 字體的設置

16、3. 對齊方式4. 表格線的設置（內邊框與外邊框）5. 圖案的設置6. 條件格式的設置7. 自動套用格式8. 使用與創(chuàng)建單元格樣式9. 合并單元格,32,6. 條件格式的設置,設置： “開始”選項卡?“樣式”組?“條件格式” 按鈕色階關系格式（大于、小于等）編輯與管理條件格式,7. 自動套用格式8. 使用與創(chuàng)建單元格樣式,,,34,3 工作表的設置,1. 添加工作表2. 刪除工作表3. 重命名工作表4. 移動

17、、復制工作表5. 設置工作表標簽顏色,35,,1. 添加工作表,,36,刪除的工作表不能再恢復！,2. 刪除工作表,,,37,右鍵單擊工作表標簽，選擇“重命名” 雙擊要重命名的工作表標簽,3. 重命名工作表,,38,在同一工作簿中移動工作表，直接拖動表標簽；復制工作表，則用鼠標拖動表標簽時按住ctrl鍵不同或相同工作薄之間功能區(qū)：“開始” ?“單元格”?“格式”右鍵菜單方式,4. 移動、復制工作表,,,,,39,方法如下

18、工作表標簽，右鍵快捷菜單功能區(qū)命令：“開始”?“單元格”?“格式”,5. 設置工作表標簽顏色,,,40,5 數據處理,5.1 數據處理的相關概念與方法,41,5.1 數據處理的相關概念與方法,1. 公式2. 常用函數3. 排序4. 篩選5. 分類匯總6. 數據透視表,42,1. 公式,以“=”開始的單元格數據稱為公式（1）公式中的運算符（2）公式中的運算順序（3）單元格的引用（相對引用、絕對引用和混合引用）補充：公

19、式的輸入、復制,43,（1）公式中的運算符,算術運算符比較運算符文本運算符&?形成一個長文本，即文本的合并,44,（2）公式中的運算順序,引用運算符 優(yōu)先級最高負號、百分比乘方、乘除加減&比較運算符,45,規(guī)律：加上了絕對引用符“$”的列標和行號為絕對地址，在公式向旁邊復制時不會發(fā)生變化。沒有加上絕對地址符號的列標和行號為相對地址，在公式向旁邊復制時會跟著發(fā)生變化。混合引用時部分

20、地址發(fā)生變化。,絕對引用,相對引用,混合引用,（3）單元格的引用,46,絕對引用，在復制公式時地址不會跟著發(fā)生變化表示方法：$列標$行號,絕對引用舉例,如： C1單元格有公式：=$A$1+$B$1 當將公式復制到C2單元格時仍為：=$A$1+$B$1 當將公式復制到D1單元格時仍為：=$A$1+$B$1,47,相對引用，在復制公式時地址會跟著發(fā)生變化表示方法：列標行號,相對引用舉例,如： C1單元格有公式：=A1+B1

21、 當將公式復制到C2單元格時變?yōu)椋?A2+B2 當將公式復制到D1單元格時變?yōu)椋?B1+C1,,48,誰（行或列）前面帶上了“$”號，在進行拖動時誰就不變。 如果都帶上了“$”，在拖動時兩個不變。,單元格引用方式的切換： F4鍵,49,1) 單擊要輸入公式結果的單元格。2) 輸入等號“=”。3) 輸入公式，所輸入的公式出現在編輯欄中。4) 按回車鍵或單擊“輸入”按鈕。輸入后的公式只能在編輯欄中看到，在單元格中只顯示其結果

22、。,1、直接輸入,公式的輸入、復制,50,1) 單擊要輸入公式結果的單元格。2) 輸入等號“=”。3) 單擊在公式中出現的第一個單元格，其地址將出現在編輯欄中。4) 輸入運算符。5) 按照第3、4步的方法，連續(xù)輸入單元格地址和運算符，直到公式結束。6) 按回車鍵或單擊“輸入”按鈕。,2、引用單元格輸入,公式的輸入、復制,即用鼠標單擊要引用的單元格來完成輸入,51,公式的輸入、復制,如果其他單元格需要用同樣的公式進行數據計算時，

23、可以復制公式。操作步驟如下：⑴ 選定被復制公式的單元格，單擊 “復制”。⑵ 選定要粘貼公式的單元格，單擊“選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，然后選擇“公式”單選按鈕。⑶ 單擊“確定”按鈕，要復制公式的單元格內顯示按照該公式計算的結果。,還可以用填充柄自動填充功能來實現復制公式。,52,2. 常用函數,函數實際上是一些預定義好的特殊的公式，以完成普通公式所不能完成的功能。函數的語法結構 =函數名（參數1，參數2，…

24、…）函數名：如Sum()，Average()等，代表函數的功能，在系統(tǒng)中是唯一的。參數：它指明函數所操作的數據，可以為多種類型的數據，還可以是另一個（些）函數，另外，還可以為單元格區(qū)域的引用，如：A1:H3代表從A1到H3的這部分交叉單元格,53,與手工輸入公式方法一樣，在編輯欄中直接輸入，如“=MAX(B2:D2)”,2. 常用函數,1.手工輸入函數,2.使用"插入函數"對話框輸入,1) 選定要輸入函數的單元格

25、。2) 單擊“插入函數”命令或者單擊編輯欄左側的“插入函數”按鈕 ，打開“插入函數”對話框。,,54,2. 常用函數,sumaveragemaxmin,55,2. 常用函數,int向下取整數，取最接近的小于參數的整數 如=int(3.5)，結果為3=int(-6), 結果為-5,56,2. 常用函數,round按指定位數四舍五入如=ROUND(123.4567,0) 結果為123 =ROUND

26、(123.4567,-2) 結果為100 =ROUND(172.4567,-2) 結果為200 =ROUND(123.4567,2) 結果為123.46,57,2. 常用函數,if(條件,結果1,結果2)根據條件判斷結果如果條件為真，整個函數的值為結果1，若條件為假，則函數值為結果2如=if(100,1,0) 結果為1 =if(-1,1,0) 結果為1 =if(0,1,0) 結

27、果為0 =if(10>10.1, 1,0) 結果為0,58,2. 常用函數,countif(單元格區(qū)域,條件) 統(tǒng)計單元格區(qū)域中符號條件的單元格數量如=countif(A1:A100,">1") 統(tǒng)計A1到A100中，值大于1的單元格個數 =countif(B2:B100,"男")統(tǒng)計B2到B100中，值為 男 的單元格個數 =countif(C2:C10

28、0,60)統(tǒng)計C2到C100中，值為 60 的單元格個數,表達式,文本,數字,59,3. 排序,排序種類簡單排序多關鍵字排序自定義序列排序,60,選中要排序的單元格區(qū)域“開始”-> “編輯”->“排序與篩選”->“升序”或者“降序”,3. 排序——簡單排序,,61,選中要排序的單元格區(qū)域“開始”-> “編輯”->“排序與篩選”->“自定義排序”,3. 排序——多關鍵字排序,主要關鍵字次要關

29、鍵字,,62,選中要排序的單元格區(qū)域還是選擇“自定義排序”,3. 排序——自定義序列排序,自定義序列,,,,,63,4.篩選,只顯示用戶關心的數據，隱藏不滿足條件的記錄類似“淘”選中要排序的單元格區(qū)域中的任意一個單元格“開始”-> “編輯”->“排序與篩選”->“篩選”,,,4.篩選,,64,4.篩選,,65,66,分類匯總是數據分析的一種方法，比如統(tǒng)計各班級學生人數等步驟⑴ 先對分類匯總的字段排序⑵ 在

30、要進行分類匯總的數據清單里，選取一個單元格。⑶“數據” ?“分級顯示” ?“分類匯總”，打開“分類匯總”對話框 ⑷ 在該對話框中，選擇分類的字段，匯總方式（求和、平均等）以及選定匯總項，單擊“確定”按鈕。,5. 分類匯總,67,5. 分類匯總,例：統(tǒng)計各系男女生人數步驟按系別、性別排序分類匯總，如右圖,68,6 編輯圖表與數據分析處理,圖表是將表格中的數據用圖形表示出來，即數據的可視化。通過圖表，用戶就可以很容易看出Exce

31、l表格中數據的宏觀走向，總結數據的規(guī)律或從圖表中很快得出自己需要的結論圖表是相互聯系的，當數據發(fā)生變化，圖表也相應地發(fā)生變化。Excel還提供多種圖表類型，并支持用戶的自定義類型。,69,6 編輯圖表與數據分析處理,6.1 創(chuàng)建圖表6.2 編輯圖表,70,Excel中使用的圖表類型,圖表的使用：（1）嵌入式圖表嵌入式圖表是浮在工作表之上，可以通過操作來改變圖表的位置和大小。嵌入式圖表的另一個特點就是圖表和數據在一個工作表上，

32、這樣便于使用圖表和數據。（2）圖表工作表圖表占據整個工作表，數據和圖表在不同的工作表內，圖表將新建一個工作表。但當打印一個圖表工作表的時候會比較方便。,71,Excel中使用的圖表類型,列舉7個大類；每個大類又細分為多種圖表類型。,柱形圖,折線圖,餅圖,XY散點圖,面積圖,條形圖,圓環(huán)圖,72,柱形圖是將各個數據點繪制成不同高度的柱形，以顯示各種數據的大小，比較直觀。,柱形圖,73,條形圖,和柱形圖非常類似，不同點是條形圖的分類軸

33、和數據軸與柱形圖正好相反。,74,折線圖,折線圖可以用來表示數據的連續(xù)性，便于觀測數據的趨勢效果。,75,餅圖,餅圖對于顯示各組成部分之間的大小比例關系非常有用。但只能顯示一個數據系列。,76,XY散點圖,常用來表示兩個變量之間的關系，可用來表示數學函數中變量之間的關系。特點是沒有分類軸。,77,面積圖,就是在折線圖下面添加顏色，但是用它表示各個數據點的大小關系效果更明顯。面積大的，數據點值大；面積小的，數據點值小。,78,圓環(huán)圖,可以

34、像餅圖一樣表示各部分之間的比例關系，又能表示多個數據系列。,外環(huán)表示去年的銷量比例,內環(huán)表示今年的銷量比例,79,創(chuàng)建圖表(演示),⑴ 選定要用于生成圖表的數據單元格。⑵ 單擊“插入”->“圖表”->“柱形圖”中的簇狀柱形圖。,80,,,6.2 編輯圖表,,81,⑴ 修改圖表類型,6.2 編輯圖表,,82,⑵ 移動圖表位置,6.2 編輯圖表,,83,⑶ 調整圖表的大小,6.2 編輯圖表,只需修改工作表中的源數據，即可自動更

35、新到圖表中。,84,⑷ 修改圖表數據,6.2 編輯圖表,圖表標題坐標軸圖例數據標簽網格線等,85,更改圖表布局,86,7 頁面設置與打印輸出,7.1 Excel2007視圖普通視圖、頁面布局、分頁預覽7.2 頁面設置7.3 打印輸出,87,設置打印區(qū)域,工作表中的數據很多，只需打印一部分，這個時侯就要設定打印區(qū)域。打印區(qū)域的設定選擇要打印的單元格區(qū)域選擇 “文件”?“打印區(qū)域”?“設置打印區(qū)域”,88,行數較多，分多