2018年電大辦公室實務(wù)復習小抄

1、辦公室實務(wù)辦公室實務(wù)辦公辦公室的兩大職能室的兩大職能：政務(wù)（或業(yè)務(wù)）服務(wù)和事務(wù)管理。事務(wù)管理是為政務(wù)服務(wù)而展開的輔助性工作事務(wù)管理的特征事務(wù)管理的特征：服務(wù)性、分散性、專業(yè)性、主動性、繁雜性。辦公辦公室實務(wù)實務(wù)：就是指辦公辦公室的工作事務(wù)和操作實務(wù)實務(wù)。辦公辦公室工作人員以文員和秘書人員為主，所以辦公辦公室實務(wù)實務(wù)通常又被稱為文秘工作或秘書工作。我國文秘工作內(nèi)容可以分為我國文秘工作內(nèi)容可以分為1515項：項：1、文書撰寫（上司口述或會議

2、記錄、整理、文件起草、修改、潤色等）；2、文書制作（打字、復印、編排、裝訂等）；3、文書處理（收發(fā)、傳遞、辦理、立卷等）；4、檔案管理（歸檔、堅定、管理、提供等）；5、會議組織（準備、記錄、文件、善后等），6、調(diào)查研究（計劃、實事、分析、研究等）；7、信息資料（收集、整理、提供、儲存等）；8、信訪工作（群眾來信來訪或顧客投訴處理等）；9、接待工作（日常工作來訪與計劃來訪接待、安排、服務(wù)等）；10、協(xié)調(diào)工作（政策、工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)

3、系等）；11、督查工作（政策推行或決議實施的監(jiān)督、檢查等）；12、日程安排（為上司安排工作日程、會晤及差旅事宜等）；13、日常事務(wù)（通訊、聯(lián)絡(luò)、值班、生活、管理等）；14、辦公辦公室管理（環(huán)境、設(shè)備、經(jīng)費等）；15、其他臨時交辦的事項。(j%l3sm#].Gl)~4r國際文秘人員工作內(nèi)容：國際文秘人員工作內(nèi)容：1、以速記記下上司交待的事項；2、執(zhí)行上司留在錄音機中的吩咐；3、檔案管理（個人的、機密的）；4、閱讀并分類信件；5、以電話往來

4、維持和外界的良好公共關(guān)系；6、替上司訂約會并做好記錄；7、按上司的口頭或書面指示完成信函；8、在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函；9、接待來訪賓客；10、替上司接洽外界人士，例如記者、工會職員等；11、自動處理例行的事務(wù)；12、為上司安排旅行或考察；13、替公司賓客訂飯店的房間、定機位、發(fā)電報、打電話；14、準備好公司要公開的資料；15、替上司收集演講或報告的資料；16、協(xié)助上司準備書面的財務(wù)報告、研究報告；17、整理并組織好粗略的資料；18

5、、替上司保管私人的，財務(wù)的或其他的紀錄；19、協(xié)助上司申報交納所得稅及辦理退稅；20、督導一般職員或速記員；21、安排會議事務(wù)，并做好會議記錄或綱要；22、復印資料。其中8、10、15、16、18、19、20屬于高級秘書的職責，其余15項文員涉及或部分涉及。我國外資企業(yè)或合資企業(yè)我國外資企業(yè)或合資企業(yè)辦公辦公內(nèi)容：內(nèi)容：1、辦公辦公室環(huán)境的布置和整理；2、通訊事務(wù)、電話、信函和郵件處理；3、執(zhí)行上司交辦的事項；4、照料上司身邊的瑣事；5

6、、接待賓客和員工的來訪；6、記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容；7、打印文稿及表格；8、收集及整理各種信息；9、保管辦公辦公室設(shè)備及用品；10、外出辦事，如銀行、郵局、稅務(wù)所等。$:b)b%N.ft傳真機的使用：傳真機的使用：應(yīng)注意：（1）發(fā)送前邀監(jiān)察原稿的質(zhì)量，紙張?zhí)窕蛱〉奈募?，有皺褶、卷曲、潮濕或切邊不齊的文件不宜發(fā)送，以免發(fā)生堵塞、損壞等現(xiàn)象，還應(yīng)將文件上的緊固件如回形針、訂書釘、膠帶等除去，以防出現(xiàn)機器故障。（2）如果要發(fā)出的文件

7、很長，那會占有對方的傳真機很久，應(yīng)該先打電話給對方，詢問什么時候發(fā)送最合適。（3）每一份傳真也許會經(jīng)過許多人的手才能送達當事人，文員應(yīng)注意保密，所以最好不用傳真發(fā)送一些私人或機密的圖文。如要罰，應(yīng)請對方站到傳真機前去等待收件。（4）文員不要以為什么信息都可以用傳真機來傳送，如感謝信、祝賀信或吊唁信，或者是給一個尊敬的、有潛力的客戶，最好手寫在信紙上，或寄明信片。辦公辦公用易耗品用易耗品主要有：（1）信封、紙張。（2）軟盤、光盤等。（3）

8、鉛筆。（4）圓珠筆。（5）簽字筆或鋼筆。（6）修正液。（7）印盒。（8）個中小型機器。（訂書機、切紙刀、計算器等）（9）小刀。（10）日歷等。（11）其他。（直尺、繩帶、大頭針、粘膠帶等）辦公辦公室和接待室的管理：室和接待室的管理：1要建立器具和備用品的臺帳，簡明記載購入時間、修理經(jīng)過。2器具和用品臟了、壞了時，應(yīng)立即找有關(guān)部門安排更換或修理。3注意保持室內(nèi)的清潔，經(jīng)常打掃。4、注意預防火災(zāi)，要了解滅火器和緊急電話的使用方法，以及災(zāi)害發(fā)

9、生時的避難途徑，對遇有緊急情況需要拿走的文件也要放好。5、對櫥柜、房門等的鑰匙，要認真管理，防止丟失，注意保密。文員工作指導思想文員工作指導思想：1計劃的步驟。2事實的步驟。3檢查的步驟。按照“優(yōu)先順序”處理工作（按照“優(yōu)先順序”處理工作（怎樣決定工作的優(yōu)先順序）：（1—3）先將自己想做的工作以先將自己想做的工作以重要程度為標準重要程度為標準（1）是否應(yīng)該做的事？（2）是否做或不做都無所謂的事？（3）是否不可以做的事？其次以緊急程度和重

10、要程度為標準其次以緊急程度和重要程度為標準（1）重要且緊急的事；（2）緊急但并不重要的事；（3）重要但并不緊急的事；（4）雖然有做的價值，但并不重要也不緊急的事。3、同時考慮上司的意向和文員本身的工作效率，對于現(xiàn)在該做的重要且緊急的事情決定優(yōu)先順序。在考慮上司意向的時候，有必要先了解上司決定優(yōu)先順序的習慣；不能決定優(yōu)先順序時，最好直接找上司商量、請示。9PJ.Y:tf%ZC0B文員怎樣管理好自己的時間取決于工作性質(zhì)。文員怎樣管理好自己的

11、時間取決于工作性質(zhì)。qyoU(V%Vx請示方法請示方法：（1）文員工作上有疑難，無法處理時，向上司請求指示；（2）無權(quán)處理時，向上司請求批準；（3）上司必須作出答復或批復；（4）請示必須事先。報告方法報告方法：（1）文員向上司反應(yīng)情況；（2）文員向上司提出建議；（3）報告可以在事先、事中、事后；（4）工作中發(fā)生的重大問題，讓上司及時做出處理；（5）上司不一定作出答復或批示。計劃方法計劃方法文員對自己的工作要做到有計劃地事先予以安文員對自

12、己的工作要做到有計劃地事先予以安排。（1）要有科學的、明確的工作計劃：工作目標、內(nèi)容步驟、方法、標準、完成的時間。（要素）（2）分清輕重緩急，決定工作次序，有條理地去進行。受制約的工作應(yīng)置于前，自己支配的工作則置于后；重大工作優(yōu)先考慮，集中精力去做；日常工作空余時間分散去做，任何工作既有嚴肅性，又有靈活性，使計劃有一定的余地。做到：整段時間做復雜、需連續(xù)進行的工作（如文件擬寫）；零星時間做簡單、可間斷的工作（如信件處理、查閱資料）；要善

13、于控制某些工作（如接待來訪者、通電話）時間的彈性。應(yīng)養(yǎng)成過一段時間就記錄自己工作時間的使用情況，再結(jié)合工作成績、效率作適當調(diào)整。3H!L6N8U.b%`!PB請示注意請示注意：（1）請示要對口；（2）請示要單一；(3)請示要簡要。受意受意是文員接受和領(lǐng)會上司意圖。一種是直接受意；另一種是間接受意。★要防止把上司醞釀過程中的意圖當作上司的授意，把上司的質(zhì)疑、設(shè)問誤認為上司的指示。要做到：1、備好記錄本，記錄下指示要點。2、注意傾聽，用心判

14、斷指示的用意。3、必要時可以提問，直至明了以圖為止，但不要打斷談話。4、如有不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。5、接受指示后，要不失時機地貫徹實施。傳達方法傳達方法要做到：1、傳達不走樣，不可夾進自己的意見。2、必要時可形成文字材料，照本宣科。3、如果有些指示不便直說，可以根據(jù)上司授意，只傳達大致意思。4、注意保密。不可在普通電話、普通函件里傳達有秘密內(nèi)容的指示。5、重要的指示，應(yīng)該要求被傳達者復述一遍，以免漏聽

15、或漏記。進言的意義和作用進言的意義和作用：（1）參謀作用。（2）補缺作用。（3）增進關(guān)系的作用。1Z8p6H8Ee(~7V7E(ox進言的方法和要求：進言的方法和要求：（1）適事。（2）適時。（3）適地。（4）適度。（六）變通方法和擋駕方法（七）分工方法和合作方法)mon7M.DXb!y(P分工方法分工方法應(yīng)貫徹“集中領(lǐng)導，分工負責”的原則。D2B5u!X0k|會議資料的準備會議資料的準備。（1）文秘人員要向上司確定會議需要的材料（2）

16、重新收集資料。（3）制作復印件，為參加者準備好需要的份數(shù)。（4）議程表制作和執(zhí)行方法。議程表制作和執(zhí)行方法。文秘人員必須配合議程，詳細檢查接待方式，會議中的接待、會議的記錄、會議后的收拾整理等在準備方面有無疏漏之處。0f1@6aD5DI“^會議通知的寫法和傳達方式。會議通知的寫法和傳達方式。公司內(nèi)部會議一般應(yīng)在一周或十天以前通知；而公司外的人員也參加的會議，至少要在會前兩周用正式的文書寄出通知。會議議程包括會議議程包括：1、宣讀議程。2

17、、宣讀并通過上次會議的會議記錄（或備忘錄）。3、財務(wù)主管報告。4、其他報告。5、復議舊的議題。6、討論新的議題。7、委員會人事任命。8、提名并選舉新的負責人。9、通知。10、休會。會議場所的布置。出席者的位置。10、會議用品的準備。11、為來賓安排膳宿等。會議結(jié)束后的處理：會議結(jié)束后的處理：出席者離去時。要替搭車回去的人安排車子。文秘人員離去前。要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如油，則必須加以熄滅。打掃衛(wèi)生。通知會場的管理單位，會議

18、已經(jīng)結(jié)束。!M(ff!G1x會議后的工作：會議后的工作：制作議事錄并分發(fā)；如有必要，應(yīng)寄答謝卡給出席者，應(yīng)立即制作、發(fā)送；將議事錄和開會的各項資料分發(fā)給會議缺席者；會議有關(guān)文件的整理和保管。#].p_1i9C會議記錄的制作方法會議記錄的制作方法迅速作出一張座位圖，便于你識別會議上的發(fā)言者。要一份議程表和其他文件；重要聲明、決定和結(jié)論等要一字不差地記錄下來。如果文秘人員漏記了什么或需要額外的信息，可提示主席?！皅%L3H:UN`m$m日程

19、安排計劃表的種類日程安排計劃表的種類：年預定表。月預定表。周預定表。日預定表。管理工作主要部分管理工作主要部分是日程安排計劃表的制作、變更、調(diào)整文秘人員提示系統(tǒng)文秘人員提示系統(tǒng)，包括電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)。文秘人員的職責：（為上司安排的準備工作）文秘人員的職責：（為上司安排的準備工作）準備旅行計劃和旅館信息。制定約會計劃。為商務(wù)洽談收集資料。決定旅行用品。行李問題。安排差旅費。建立旅行旅館信息資料庫。辦理旅行保險。8I31T8m9B

20、xi7WW旅游簽證旅游簽證：需要有效護照、兩張一寸免冠照、簽證申請表、旅行及在該國逗留期間費用擔保證明（擔保人或銀行存款證明）、無不法滯留可能性的情況證明、已預定的往返機票的復印件。4br#_4x%Ou.w辦理簽證必須注意的是：辦理簽證必須注意的是：（1）所需文件不齊備的話，申請會不被受理。（2）所有材料最好為原件，并隨附復印件一份（中文材料英翻譯成相應(yīng)的英文或法文）。（3）利用偽證或欺騙手法企圖獲得簽證者，可能導致永遠被拒簽或禁止進入

21、該國。（4）拿申請表應(yīng)提早，可在駐華使館門口的箱內(nèi)取到。（5）各駐華使館收取申請、簽證費時均不備零錢，只收取準確數(shù)目。（6）有的大使館申請簽證需預約，如美國、德國。（7）各國簽證從申請到簽發(fā)所用的時間不同，所有應(yīng)根據(jù)自己的出發(fā)時間提前申請。旅行結(jié)束后的工作：旅行結(jié)束后的工作：1整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務(wù)部門報銷，或者結(jié)算預支的出差費用。2回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報。3如果是與上司

22、同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案。4盡快恢復正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作。把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。5對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。喜慶的處理：喜慶的處理：得知有關(guān)人士獲獎或受到表揚時必須盡早安排。如是上司親近的朋友，則由上司親自表達賀意。上司收到請?zhí)?，無論參加與否，都應(yīng)該送禮給對方。p)t“wDy:z參加宴會禮

23、儀：參加宴會禮儀：應(yīng)準時到達酒宴場所，見到熟人應(yīng)落落大方地打招呼，對生人要微笑致意。8d7Q(y3h“U!V2e#_]#Q祝酒時，應(yīng)由主人和主賓先碰杯。敬語的用法（敬語是針對）敬語的用法（敬語是針對）：年長或比自己輩分高者；具有較高職務(wù)、職稱或社會地位者；給（給過）自己恩惠者；有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者；敬語應(yīng)按照說話者和對方的人際關(guān)系分別使用。5)Zfc3zy%VF8mo敬語的種類：敬語的種類：一般分為尊敬語、謙虛語、客

24、套語三種接待用語方面接待用語方面，必須能夠使用適當?shù)木凑Z，口齒清楚地表達出尊重對方，并保持自然大方的態(tài)度。2z2C#A!U1c$GF]聽對方說話聽對方說話常用5W2H5W2H加以整理。5W5W就是when(何時)、where(何地)、who（何人）、what(何事)、why(何故)；2H2H則是how(如何)、Howmuch(多少)或Howmany(多少)。報告的方法報告的方法：不要失去報告的適當時機。不要弄錯報告對象及順序。說服的要領(lǐng)

25、說服的要領(lǐng)：清楚地知道在所說服的事項中，最想說什么。要具體了解對方的立場和意向。以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言。5[9k4f%K5`%Bcn拒絕的方法：拒絕的方法：即使已經(jīng)決定“拒絕”，也要很有耐心地傾聽，讓對方把話說完。用誠懇的表情緩和對方的情緒，在言詞及態(tài)度方面都要直率地表達出自己因無法答應(yīng)對方的請求而覺得很抱歉的心情。清楚而客氣地拒絕。告知補救方法聽話的方法：聽話的方法：1用認真的態(tài)度集中精神聆聽。2聽話時一面在腦海里想把對方所說的

26、話整理好，3并且能精確扼要地理解內(nèi)容。在適當時機適當?shù)亍案胶汀?，如“是”、“嗯”、“我明白”等?在對方談話告一段落后再發(fā)問，5若發(fā)問事項很多，就逐項列舉，依照談話的內(nèi)容順序發(fā)問。6對方說話時，不要挑語病或搶話。值班工作的任務(wù)：值班工作的任務(wù)：1信息溝通和通訊聯(lián)絡(luò)。2辦理來訪接待。3處理突發(fā)事件。4確保安全。5承辦領(lǐng)導交辦事項。公文的完全格式包括公文的完全格式包括1818項：項：版頭；發(fā)文字號；印刷順序號；密級；緊急程度；簽發(fā)人姓名；公

27、文標題；主送機關(guān)；正文；附件；發(fā)文機關(guān)；成文日期；機關(guān)印章；注釋；閱讀（發(fā)送）范圍；主題詞；抄送單位；印發(fā)說明。收文處理（程序）收文處理（程序）：簽收和拆封。登記。分送。（重點：在進行文件傳閱時，應(yīng)以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱，即一位領(lǐng)導閱后直接退回給秘書，注銷后再由秘書送給另一位領(lǐng)導閱讀，而不是讓領(lǐng)導與領(lǐng)導之間直接傳閱。）擬辦。批辦。承辦。催辦、注辦發(fā)文處理的過程：發(fā)文處理的過程：1擬稿。2核稿。3簽發(fā)。4編號。5繕印。6校對。7用印

28、。8登記9分發(fā)。N6F#B$_8(IK1p立卷歸檔要求：立卷歸檔要求：（1）歸檔范圍。具有保存價值的各種文件材料，均應(yīng)歸檔。（2）歸檔時間。應(yīng)該在第二年上半年內(nèi)交由檔案室或檔案人員歸檔。（3）歸檔要求。必須分類立卷，排列有序，表格齊全，填寫無誤，編號科學和符合要求。文書立卷標準（立卷特征）：文書立卷標準（立卷特征）：（1）按問題特征立卷。（2）按作者特征立卷。（3）按文種特征立卷。（4）按時間特征立卷。（5）按地區(qū)特征立卷。（6）按通訊

29、者特征立卷。立卷類目立卷類目主要由類名和條款兩部分組成。9b0D“N2M!fB4V案卷標題的結(jié)構(gòu)及標法：案卷標題的結(jié)構(gòu)及標法：通常應(yīng)當標明卷內(nèi)文件作者、問題、名稱三個基本部分。標明卷內(nèi)文件的問題是案卷標題的核心。案卷歸檔：案卷歸檔：文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”。6x:V4M6WzslJ文書檔案的保管期限文書檔案的保管期限分為永久、長期（16至50年）、短期（15年以下）三種。檔案的利用途徑和方法有以下幾

30、種：檔案的利用途徑和方法有以下幾種：（1）設(shè)置檔案室，提供檔案原件或復印件，方便借閱或直接閱讀。（2）通過一定的制度和手續(xù)，提供檔案外借，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認可制度等。（3）根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復印本，實行檔案的有償交流，提供檔案利用率。（4）利用所收藏檔案中的有關(guān)記載和資料，對申請者提供核實某種事實的書面證據(jù)。（5）以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員對查詢者的有關(guān)問題進行專業(yè)性的解答，提供咨詢服務(wù)。（6）將檔案目錄印制成冊，分