公文寫作ppt課件

1、第九章 機關(guān)常其他常用文書的寫作第五節(jié) 講話類文書,一、概述講話類文書就是人們在各種特定的場合發(fā)言時多依據(jù)的各類文稿的總稱。從廣義上說，它不僅包括領(lǐng)導(dǎo)同志在各種會議上和群眾集會上發(fā)表講話時的文稿，也包括只代表個人意見的、以群眾身份所作的各類講話的文稿，它是在公眾場合經(jīng)常使用的文書。,二、類型根據(jù)講話的場合及主旨不同，可以分為三類：1、講話稿 通常指各級領(lǐng)導(dǎo)在各種會議上宣讀的文稿。 發(fā)言：以群眾身份在會議上的發(fā)言

2、稱為“發(fā)言” 演講：把演講活動（如政治演講、學(xué)術(shù)演講、法庭演講等）中的連講帶演、聲情并茂的發(fā)言稱之為“演講”2、開幕詞、閉幕詞：開幕詞是在大會開始時，由主要領(lǐng)導(dǎo)人向大會宣讀的闡明會議宗旨、說明會議議題和議程、向與會代表提出希望的書面文稿。通常具有指導(dǎo)性、方向性和基調(diào)性的作用。,閉幕詞是在大會結(jié)束時由主要領(lǐng)導(dǎo)人向大會宣讀的概括大會主要精神、總結(jié)大會成果、指出會后努力方向的文稿。通常具有總結(jié)性、激勵性和評估性的作用。3

3、、歡迎詞、歡送詞、答謝詞歡迎詞：是對客人的到來表示熱情的歡迎的一種講話類文書歡送詞：是送別客人時表達良好祝愿的一種講話類文書答謝詞：是賓客在受到主人的熱情款待時，向主人表示感謝的一種講話類文書,三、特點口頭性：講話類文書是講話人用作口頭發(fā)言的依據(jù)，它可以有效地防止口不擇言，減少重復(fù)，避免遺漏，使講話曉暢通達。直接性：講話是直接面向聽眾的，是講話人與聽眾面對面的交流，這就要求講話人必須隨時準備根據(jù)聽眾的反應(yīng)和情緒對講話內(nèi)容合自己

4、的講話姿態(tài)作適當?shù)恼{(diào)整。針對性：一定要認真考慮到講話的場合和對象，在此基礎(chǔ)上確定講話的主題和語言。4、情感性：講話類文書不僅要求以理服人，還要求以情感人。這就要求靈活運用多種表達方式來調(diào)動聽眾的情感，增強鼓動性和號召力,四、寫作1、寫作格式A講話稿的寫作格式一般沒有固定的寫作格式，往往依據(jù)講話的內(nèi)容、場合和目的而定，包括三個部分：開頭 既可采取開門見山的單刀直入式，也可以采用設(shè)置懸念的提問式，或說明講話目的和原因的交待式主

5、體 是講話稿的主要部分要求緊緊圍繞講話的目的和意圖展開表述，一般用小標題或許好分成有邏輯聯(lián)系的幾個部分。主要是闡明形勢、任務(wù)、方法、對策等內(nèi)容結(jié)尾 一般總結(jié)全文，自然收束，并提出希望，展望未來，使人回味無窮。,B開幕詞、閉幕詞開幕詞 開頭 宣告會議開幕，常用稱呼開頭，接著說明會議的組織情況，如出席人、會議規(guī)模等正文 一般先總結(jié)以往成敗得失，然后說明大會議題，或者叫大會任務(wù)；指出解決這些議題（任務(wù)）的有利條件，進行可行性分析，

6、使大家認識到在本次會議上解決這些問題時機是成熟的，條件已經(jīng)具備；還可交代大會議程，即大會的主要活動安排情況結(jié)尾 要鼓動性、號召性和預(yù)祝性，提出要求和希望，意在為大會的順利進行創(chuàng)造良好的氣氛。,閉幕詞開頭 概括總結(jié)大會的主要成效正文 包括兩方面的內(nèi)容：一是分門別類總結(jié)大會情況，一般包括會議的主要進程；主要發(fā)言情況和討論情況；會議的各種決議內(nèi)容，這方面內(nèi)容既要全面，又要概括，重點是總結(jié)概括會議的主要精神和主要內(nèi)容。二是提出貫

7、徹執(zhí)行的意見，包括宣傳、貫徹的主要內(nèi)容、方法、措施和要求等，要分條分項列出。結(jié)尾 一般提出號召或希望，也可以鼓舞人心的口號作為結(jié)尾。,C、歡迎詞、歡送詞、答謝詞開頭 首先要交待歡迎、歡送或答謝的對象，寫作時應(yīng)用尊稱；交代致詞者是代表個人或集體表示歡迎、歡送或答謝；寫作時應(yīng)充分流露致詞者的友好心情。主體 主體部分的寫作，往往根據(jù)歡迎詞、歡送詞和答謝詞使用的場合和使用方式以及歡迎、歡送和答謝對象的不同而有所不同結(jié)尾 是對主體

8、部分的內(nèi)容作出總結(jié)，同時對有關(guān)問題，特別是涉及雙方共同關(guān)心的有關(guān)事項發(fā)出號召，提出期望。寫作是應(yīng)使用一些具有激勵性、鼓舞習(xí)慣的語言，從而起到振奮人心、激勵向上的作用。最好再寫上一些表示祝愿的話語。,二、講話類文書的寫作要求1、主題要鮮明、集中。2、材料要真實、新穎。3、布局要清晰、緊湊。4、語言要明白、生動。簡單、明了，多用口語、俗語、常用語，力戒故弄玄虛，晦澀難懂。生動活潑，富于形象性和節(jié)律感，能達到使聽眾興趣盎然、如癡如

9、醉的效果。,第六節(jié) 紀錄性文書,一、概述紀錄類文書的制如實記錄有關(guān)內(nèi)容而形成的公務(wù)文書。1、會議記錄：是如實記載有關(guān)會議基本情況和主要內(nèi)容的文書。2、電話記錄：是在用電話處理公務(wù)時，記載有關(guān)通話內(nèi)容的文書。3、接待紀律：是指在接待群眾來訪時，記載有關(guān)接待內(nèi)容的文書。4、大事記：是將本機關(guān)本部門工作的重大公務(wù)活動或重大事件按年、月、日的先后順序進行如實記載的一種文書。,二、特點1、內(nèi)容的紀實性 2、材料的直接性3、

10、語言的實錄性三、寫作A 、會議記錄1、會議記錄包括：會議組織情況、會議的議題和議程、會議的進程和內(nèi)容、必要的手續(xù)2、會議記錄一般要做到以下幾點：a記錄人必須集中精力，把應(yīng)該記錄的內(nèi)容迅速記錄下來b要求記得正確、清楚、完整，重點內(nèi)容要求準確、詳細,c對特別重要的會議內(nèi)容，為保證記錄的準確，可根據(jù)現(xiàn)場錄音整理或客隊記錄稿；也可幾個人同時記錄，記錄完畢后共同核對，整理出一份準確、完整的記錄。d會議記錄一般用漢字書寫，字體要規(guī)范、

11、清楚，不要用速記符號或其他非規(guī)范文字、字體，以保證 其作為原始依據(jù)的有效性。B、電話記錄電話記錄一般分為發(fā)出電話記錄和接受電話記錄兩種。一般只作專門表格填寫。1、接受電話記錄一般包括：接受時間；來電話單位和來電話人，注明其姓名、職務(wù)等身份情況；來電話內(nèi)容；處理結(jié)果，即將電話記錄交有關(guān)人員處理的情況，此項內(nèi)容在受話完畢后才能填寫；接電話人姓名，必要時寫明職務(wù)。,2、發(fā)出電話一般應(yīng)包括：發(fā)電時間；發(fā)往機關(guān)；發(fā)電話人（姓名、職務(wù)）；接電

12、話人（姓名、職務(wù)）；發(fā)電話是由。3、作電話記錄要注意以下要求：a接受匯報或了解情況時，要記明時間情況，必要時還要詢問有關(guān)情節(jié)和細節(jié)。b電話請示時，要記清領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人作的指示或答復(fù)，并記明發(fā)話人（傳達人或領(lǐng)導(dǎo)者本人）的姓名、職務(wù)，以便向本單位領(lǐng)導(dǎo)匯報。c接受上級指示或通知時， 要分條記明指示或通知事項，對時間限制、工作安排和要求等記清記準。,d重要的發(fā)話內(nèi)容，要求對方復(fù)述，讓對方確認無誤后才行。e一定要記下來電話人或受電話人

13、的姓名、職務(wù)，以保證內(nèi)容的可靠、機密，并有據(jù)可查。C接待紀錄1、接待記錄（或稱來訪接待記錄、來訪登記錄）的格式應(yīng)包括來訪者的姓名及有關(guān)情況、反映的問題及要求、接待人姓名、時間以及辦理結(jié)果等項。2、寫作要求：基本等同于會議記錄和電話記錄,D大事記1、一般應(yīng)包括：標題：機關(guān)名稱+內(nèi)容+大事記；機關(guān)名稱+大事記開頭：用于說明編寫目的、意義、體例及時限等問題正文：由時間和記事兩部分，按年、月、日安排記事先后順序結(jié)尾：用于說明材

14、料的真實性和使用、處理等有關(guān)事項2、寫作要求a要記述“大”事b要客觀真實c要言簡意賅,第七節(jié) 簡報類文書,一、概述簡報：就是簡明扼要的書面報告。是用于匯報工作、反映問題、交流經(jīng)驗、溝通情況、推動工作開展的一種簡短的、摘要性的信息載體。演變的過程二、類型按內(nèi)容分為會議簡報和工作簡報1、會議簡報：即專門報道、交流有關(guān)重要會議的內(nèi)容和情況的剪報。這類簡報專門報道會議期間的情況：包括會議的進程、討論的內(nèi)容、領(lǐng)導(dǎo)講話、與會者的

15、重要發(fā)言、提出的問題和建議、以及會議的議決事項等。,2、工作簡報：就是反映本部門、本系統(tǒng)各方面工作情況的剪報。三、特點1、簡：就是說見報要在文字上簡明扼要。2、快：就是說編發(fā)簡報要快速及時。3、新：就是說立意要新、內(nèi)容要新。四、寫作1、格式：一般由報頭、主體、報尾三個部分。報頭：在頁面上端用紅色字體印上“簡報”“工作簡報”等字樣。簡報的正下方印上期數(shù)。,主體 ：按語：用來說明編發(fā)簡報的原因或目的，以引起讀者的重視。按語寫

16、在報頭部分間隔紅線之下，標題之上，左右頁邊最好不要與正文并齊，一般各行縮進兩三個字。標題：擬定標題要盡可能做到準確、簡煉、新穎、有吸引力，使人一看就知道簡報的大致內(nèi)容。報尾：正文寫完之后，用一條黑線將主體部分與報部隔開，在黑線下寫簡報的報、送、法單位及簡報的份數(shù)。2、寫作要求內(nèi)容要真實、確切 篇幅要短小針對性、指導(dǎo)性要強,第八節(jié) 建議類文書,一、概述建議類文書是以書面形式提出建議、意見的一類公務(wù)文書。一般可分

17、為議案、提案和建議等。1、提案：是指提請機關(guān)或一定組織的會議討論、處理的意見或建議的問書。通常是由出席會議的代表或法律、章程規(guī)定的有關(guān)機關(guān)或個人把下級組織、單位或群眾的意見會建議，用書面形式寫出并提交給會議審議。提案一般在各級政協(xié)會議和職工代表大會中使用。,2、建議 ：是組織、單位或個人對某向工作、某項活動或某個方面的問題提出建設(shè)性的意見、建議時使用的文書。二、特點1、建議性：應(yīng)對工作提出合理化建議，以利于改進工作，推動事業(yè)的發(fā)

18、展。2、說理性：建議類文書是針對現(xiàn)實中存在的某些問題提出的建設(shè)性、批判性的構(gòu)想，要寫明提出該問題的依據(jù)，充分說明理由，使被建議者采納聽取，這就要求在文字表達上富于說理性3、委婉性：語氣委婉平和，切中要害，切勿使用要挾性語言，以免適得其反。,三、寫作1、提案標題：寫明##單位##會議第#號提案案由：此部分簡明扼要地寫明提案的內(nèi)容提案人：在“案由”下方，寫提案人的姓名，或單位的全稱。理由：說明提出建議或意見的原因辦法：寫明解

19、決問題的辦法和措施，可采用分條列項式表達日期：在正文的右下方，署上提案所寫的時間寫作要求：熟悉同提案有關(guān)的情況 注意區(qū)別提案同一般文章的行文格式,2、建議標題：直接寫“建議”或“建議書” 主要內(nèi)容+單位名稱+建議或倡議 采用文章標題寫法稱謂：即被建議單位的名稱或被建議的個人的姓名正文：前言-寫建議的背景、原因、目的等 主體-寫

20、建議的具體事項 結(jié)語-寫希望、要求等落款：寫建議者個人、集體或單位的名稱，并注 明年、月、日寫作要求：把握分寸要適度 所列內(nèi)容要具體 表述語言要精煉,第十章 公文處理工作第一節(jié) 公文處理工作概述,一、定義廣義的定義：就是運用科學(xué)的原則、程序和方法對機關(guān)公文的擬制、辦理、管理以及整理歸檔所進行的一系列銜接有序的工作

21、1、從發(fā)文階段來說，從思想觀點的醞釀、材料的收集與整理、文字起草與討論修改、審核把關(guān)與領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)定稿以至印制發(fā)出所必須經(jīng)歷的一系列處理環(huán)節(jié)2、從收文階段來說，從來文的簽收、登記、分辦、傳閱、擬辦、批辦到承辦、催辦以及大幅等，也必須經(jīng)歷一系列處理環(huán)節(jié),3、從公文的管理來說，機關(guān)秘書部門應(yīng)當切實作好公文的平時管理工作，既要充分發(fā)揮公文的效用，又要有利于公文的保密，還必須建立一系列管理環(huán)節(jié)4、從公文的整理歸檔階段來說，公文在處理完畢以后，

22、人們還要講其中對今后的機關(guān)工作活動仍然具有一定查考利用價值的文件，進一步整理編目，進行歸檔保存。狹義的概念：主要是指機關(guān)內(nèi)文書工作人員所承擔(dān)的公文的收發(fā)、登記、催辦、整理與保管等方面的具體工作。二、特點1、政治性：是指機關(guān)的公文處理直接關(guān)系到黨和國家的方針政策、法令法規(guī)的貫徹執(zhí)它還是整個國家機器正常運轉(zhuǎn)的重要保證它是提高工作效率的重要環(huán)節(jié),2、時限性：是指公文處理工作中，時間上的限定性要求是非常嚴格的，主要表現(xiàn)：凡是入文書部

23、門的公文一般都要及時迅速地進行處理，不能延誤有的公文的處理要講究適時公文處理的各個環(huán)節(jié)都要注意時間上的銜接3、機要性：是指公文處理所涉及的一些文件的內(nèi)容具有不同程度的機密性，以及文書工作崗位的重要性4、規(guī)范性：是指公文在形成、辦理、管理和整理歸檔的過程中，必須遵循統(tǒng)一的規(guī)范三、作用公文處理工作是機關(guān)工作的一個重要組成部分，在機關(guān)工作中起著重要的作用。1、助手作用 2、紐帶作用3、查考作用,第二節(jié) 公文處理工作的任

24、務(wù)與組織,一、公文處理工作的基本任務(wù)有條理地、安全地運轉(zhuǎn)公文，完整地保管公文，正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進機關(guān)工作，為機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)主要包括：文件的收發(fā)、登記和分送文件的擬辦、批辦、承辦和催辦文件的撰寫、校核、簽發(fā)、繕印、校對和用印會議、匯報、電話的紀錄和整理文件材料的平時整理、提供借閱利用等工作歸檔文件材料的系統(tǒng)整理、編目和歸檔工作處理群眾來信為機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)準備有關(guān)資料并完成領(lǐng)導(dǎo)人交辦的

25、其他文書工作的任務(wù),二、公文處理工作的組織1、組織機構(gòu)：較大的機關(guān)設(shè)立專門的機構(gòu)辦理較小的機關(guān)或基層單位設(shè)立專職或兼職的人員處理企業(yè)單位設(shè)立專門的文書科或秘書科：小型企業(yè)設(shè)立專、兼職的文書工作2、組織領(lǐng)導(dǎo)A從全國來說，由中共中央辦公廳國務(wù)院辦公廳分別負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)黨和政府系統(tǒng)的文書工作B從一個機關(guān)來說，它的公文處理工作是由本機關(guān)的秘書長或辦公廳（室）主任負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)①對本機關(guān)公文處理工作的任務(wù)和公文處理的組織工作，提出全面的

26、工作計劃和實施方案②總結(jié)本機關(guān)及其所屬單位公文處理工作的經(jīng)驗，推廣先進典型，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正，并提出改進的意見和辦法,③設(shè)計文書規(guī)格，促進機關(guān)公文工作的規(guī)范化、標準化④指導(dǎo)、幫助機關(guān)個部門專職、兼職文書工作人員的業(yè)務(wù)工作⑤制定機關(guān)公文處理工作規(guī)范的有關(guān)規(guī)章制度，并對執(zhí)行情況進行檢查、監(jiān)督和協(xié)調(diào)C從上下級機關(guān)的關(guān)系來說，上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)辦公廳（室）負有責(zé)任對其所屬的機關(guān)、單位的公文處理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。D從機關(guān)主要業(yè)務(wù)職能部門來說

27、，機關(guān)的業(yè)務(wù)職能部門可責(zé)成一名秘書分工負責(zé)本部門、本單位的公文處理工作。其主要職責(zé)是：①負責(zé)本部門、本單位同機關(guān)辦公廳（室）、檔案室的聯(lián)系，在本部門、本單位傳達、貫徹有關(guān)公文處里的工作事項,② 在本部門、辦單位負責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，全民負責(zé)本部門、本單位公文處里工作組織，對本部門、本單位的公文處理工作的質(zhì)量、效率和效益，進行檢查、總結(jié)，學(xué)習(xí)先進經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正③拾遺補缺，負責(zé)做好本部門、本單位公文處理工作中他人遺忘、不周到、應(yīng)當補

28、做的工作E對機關(guān)檔案部門來說，機關(guān)檔案部門所開展的檔案業(yè)務(wù)工作和公文處理工作具有密切的關(guān)系，它對機關(guān)的公文處理工作也負有一定的指導(dǎo)責(zé)任。其主要的職責(zé)是：①協(xié)助機關(guān)辦公廳（室）在公文整理歸檔等業(yè)務(wù)方面，對機關(guān)各部門的文書工作人員進行幫助和指導(dǎo)。,②同機關(guān)辦公廳（室）以及其他公文處理工作部門共同制定本機關(guān)的公文處理工作以及歸檔文件整理工作等當面的規(guī)章制度③從有利于開展檔案工作的角度，對本機關(guān)的公文處理工作提出合理的建議3、組織形式

29、是指一個機關(guān)如何組織和安排公文處理的各個環(huán)節(jié)A類型：①集中形式：是指在一個機關(guān)內(nèi)，除了文件的承辦外，公文處理的各個基本環(huán)節(jié)都集中在機關(guān)的中心機構(gòu)，亦即辦公室來進行②分工形式：是指將一個機關(guān)的公文處李工作分別由機關(guān)的辦公廳（室）以及各業(yè)務(wù)機構(gòu)的公文處理部門或?qū)Ｂ?、兼職文書工作人員分工責(zé)任進行，可分為按文件內(nèi)容和職責(zé)分工，按公文處理的不同環(huán)節(jié)分工,B公文處理工作組織形式的選擇①機關(guān)的工作性質(zhì)、任務(wù)和職權(quán)范圍②機關(guān)內(nèi)部組織機構(gòu)設(shè)置的

30、層次、數(shù)量③機關(guān)收發(fā)文件數(shù)量的多少④機關(guān)辦公駐地是集中還是分散以及距離的遠近⑤機關(guān)工作人員的數(shù)目和機關(guān)文書工作人員的配備小機關(guān)和基層單位適用于集中形式中等機關(guān)可集中也可分散大的機關(guān)采用分工處理形式,第三節(jié) 公文處理工作的原則與要求,一、基本原則1、意義：是提高機關(guān)辦事效率， 保證領(lǐng)導(dǎo)工作正常運轉(zhuǎn)的關(guān)鍵問題2、演變的過程：1955 1981 1993 1996 2000二、具體要求：準確周密，確保質(zhì)量；及時迅速，注重